Partners Office SKKALENDÁR MODUL KALENDÁRZadávanie aktivít a ich výsledkov

Zadávanie aktivít a ich výsledkov

Zadanie novej udalosti v Kalendári

Zadanie novej udalosti

Pridanie novej aktivity do kalendára je jednoduché. V kalendári kliknite myšou na deň a čas, na ktorý chcete novú udalosť naplánovať. Objaví sa dialógové okno, v ktorom vyberiete z ponuky Druh aktivity (1) a pridáte z databázy Kontakt (2), ku ktorému sa aktivita vzťahuje. Účastníkom (3), teda spolupracovníkom, ktorých chcete k danej aktivite prizvať, môžete zrúšiť povoliť editáciu odškrtnutím Povoliť editáciu aktivity pozvaným účastníkom (4) a potom z ponuky vybrať Aktivitu (5). Ďalej je možné pridať Poznámku (6) a upresniť Čas a Miesto konania (7). V případě, že aktivita již proběhla, můžete zadat její Výsledek (8). Po vyplnení kliknite na Uložiť (9) a nová aktivita sa Vám v kalendári zobrazí.

Ak máte zaškrtnuté "Povoliť editáciu aktivity pozvaným účastníkom", potom Vaši kolegovia, ktorí sú zadaní v poli Účastníci môžu aktivitu upraviť. Zmazanie však môže urobiť len organizátor aktivity.

Pokiaľ vytvorite nasledujúcu aktivitu z aktivity na ktorej je zaškrtnuté "Povoliť editáciu aktivity pozvaným účastníkom", potom bude zaškrtnutie i v nasledujúcej aktivite.

Zadanie novej udalosti v Kontaktoch

Pridať novú aktivitu môžete aj priamo v module Kontakty. Prejdite na kontakt, ku ktorému si prajete zadať novú aktivitu napr. Nemecek Jakub (1). Kliknutím na kontakt sa zobrazí detail kontaktu. Na karte Prehľady (2) kliknite na "Nový" (3). Otvorí sa dialógové okno Pridať událosť (4). Po zadaní údajov a kliknutí na Uložiť (5) sa aktivita zobrazí v zozname aktivít kontaktu (6) a v Kalendári.

Druhy aktivit

Druhy aktivít

Druhy aktivit jsou následující: Klientska, Náborová, Interná, Úloha, Ostatné a Pracovná doba.

Aktivita Pracovná doba ponúka možnosti: Cesta, U lékára, Dovolenka, Choroba, Administrativa.Tento druh aktivity je špecifický v tom, že je možné s ňou vymedziť čas v kalendári a na túto aktivitu pridávať ďalšie aktivity. Aktivita Pracovná doba sa potom zobrazuje na pozadí. Ak si prajete editovať aktivitu Pracovná doba, musíte na ňu kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať voľbu Upraviť detaily.

Ak si prajete zadať súkromnú aktivitu, zvolíte Druh aktivity: Ostatné a Aktivita: Súkromné. Podrobnosti o týchto udalostiach sú viditeľné len Vám, nikomu inému (ani Vášmu manažérovi).

Zadání kontaktu

Klientske aktivity

Při zadávání aktivity vždy vyberte najskôr príslušný Kontakt. Ak tak neučiníte, aktivita sa síce zapíše do kalendára, ale nie do histórie k príslušnému kontaktu. Pri kontakte sa zobrazuje telefónne číslo klienta.

Nový kontakt

Můžete také zadat kontakt, který ještě v databázi uložený nemáte. Když jej napíšete ve formě Jméno Příjmení Tel.č., zobrazí se pod ním Přidat kontakt. Kliknutím sem se kontakt uloží do databáze a zároveň přiřadí k aktivitě.

Účastníci aktivity

Pokud si přejete vytvořit aktivitu s více účastníky - např. přizvat kolegy nebo zadat úkol vícero uživatelům - stačí přidat další uživatele do pole Účastníci. Účastníky přidáte stejně jako kontakt buď napsáním jména (stačí pár znaků) a/nebo vybráním ze seznamu. Zadat můžete také skupinu (Alias), v takovém případě budou k aktivitě přidání všichni kolegové, kteří do vybrané skupiny spadají. Více o práci se Skupinami/Aliasem naleznete v kapitole Vytvorenie a použitie Aliasov.

Výber Aktivity

Výber Klientskej aktivity

Nejprve jsme vybrali druh Aktivity a kontakt, dále je třeba vybrat typ Aktivity. Každý druh aktivity obsahuje určitou skupinu typů aktivit. Zde je příklad klientských (typů) aktivit.

Odlíšenie v Kalendári

Odlíšenie v Kalendári

Všetky Druhy aktivít a Aktivity sú potom zanesené do kalendára a prehľadne označené a farebne odlíšené. Okno aktivity zobrazuje prehľad najdôležitejších informácií a pomocou ikon znázorňuje, či je k aktivite priradený kontakt (1), zadaný výsledok aktivity (2) a vytvorená (zároveň potvrzená či nepotvrzená) rezervácia miestnosti/zdroje (3). Průhledné aktivity (4) jsou takto označené ve chvíli, kdy mají zadaný výsledek, že se událost neuskutečnila nebo byl termín zrušen.

Klientské aktivity sú v kalendári a následne v štatistikách farebne odlíšené z dôvodu jasnej prehľadnosti kalendárov. Na prvý pohľad tak užívateľ vidí, aké aktivity v kalendári prevládajú, či klientske, náborové alebo interné. Klientske aktivity sú ladené do farieb žltých, oranžových ačervených (teplých), náborové do modrých a zelených (studených), interné sú všetky zobrazené sivou farbou.

Ak si prajete zadať súkromnú aktivitu, zvolíte Druh aktivity: Ostatné a Aktivita: Súkromná. Podrobnosti o týchto udalostiach sú viditeľné len Vám, nikomu inému (ani v prípade nastaveného zdieľania kalendára typu Podrobnosti aktivít).

Zadanie výsledku Aktivity je kľúčové, pretože bez neho nie je kalendár schopný generovať plnohodnotné Štatistiky.

Zadanie výsledku Aktivity

Signalizácia nezadaného výsledku Aktivity

Signalizácia nezadaného výsledku Aktivity

Pri Aktivitách, kde užívateľ nezadal jej výsledok chýba danej aktivite príslušný emotikon „smajlík“, ktorý je definovaný výsledkom aktivity. Po zadaní výsledku sa teda príslušný smajlík vždy zobrazí.

Zadanie výsledku aktivity

Na zadanie výsledku Aktivity kliknite na príslušnú Aktivitu (1) a vyberte zodpovedajúci Výsledok aktivity (2). Pokud má výsledek nastavený Další krok (3), můžete vyplnit termín příští aktivity s kontaktem.

Každá Aktivita má preddefinované možné výsledky. Zvolíte teda takú možnosť, ktorá najlepšie zodpovedá skutočnému výsledku. Nakonec nezapomeňte aktivitu s výsledkem Uložit!

- V prípade, že predajný alebo náborový proces pri danom kontakte pokračuje ďalej tak ako má, teda v línii telefonát  Prvé stretnutie, - Analýza respektíve Telefonát  Pohovor, je treba dať pozor na správnu interpretáciu nasledujúcich výsledkov Aktivít. Napríklad ak je Výsledkom aktivity Telefonát Prvé stretnutie - mám termín, znamená to, že tento konkrétny termín musíte hneď uložiť do kalendára a vytvoriť tak novú Aktivitu. Ak je Výsledkom Aktivity napríklad Prvé stretnutie  bude dohodnutý termín znamená to, že ste zatiaľ od klienta či potenciálneho spolupracovníka nedostali konkrétny termín tejto ďalšej aktivity. Ak zadáte túto možnosť, potom sa pod výsledkom Aktivity zobrazí pripomienka, ktorú si nastavíte, ak chcete pripomenúť sám sebe, že sa máte klientovi (spolupracovníkovi) ozvať do určitého dátumu a konkrétny termín aktivity si dohodnúť. Daná pripomienka sa automaticky zobrazí v nevyriešených úlohách v module Úlohy a automaticky zmizne, keď do systému zadáte konkrétny termín danej nasledujúcej Aktivity. Nemusíte teda fakticky s danou úlohou nijako pracovať, vznikne a zmizne po dohodnutí termínu.

Doplňující formulář

Některé výsledky u určitých aktivit po uložení zobrazí formulář pro doplnění počtu získaných doporučení (1), v případě schůzek s uzavřením smlouvy i pro doplnění počtu uzavřených smluv (2) a množství získaných BJ (3). Pokud jste se na doporučení neptali, stačí zaškrtnout Nepýtal som si kontakty (4).

Po vyplnění stačí kliknout na Uložit (5) a aktivita se uloží do kalendáře, přičemž zapsané hodnoty ze započítají do osobních i celkových Statistik. Pokud si v budoucnu budete přát uložené hodnoty upravit, stačí okno aktivity znovu otevřít a uložit - tím se opět otevře formulář, kde můžete upravit hodnoty.

Skrytie aktivít v kalendári

V module Kalendár môžete aktivity skryť. V pravom menu na záložke Aktivity vyberte aktivitu, ktorou si prajete skryť napríklad Telefonát klient (1) a klliknite na ňu. Tým dôjde k skrytiu zvolenej aktivity v kalendári. Ikona aktivity zmení farbu a o skrytí ste informovaný hláškou (2). V prípade potreby opätovným kliknutím zvolenú aktivitu môžete v Kalendári zobraziť alebo kliknutím na Zobraziť všetko (3) môžete zobraziť všetky skryté aktivity.

Kliknutím pravého tlačidla myši na názov aktivity napríklad Poradenstvo (4) zobrazíte menu pre hromadné skrytie - zobrazenie aktivít (5).

Kliknutím pravého tlačidla myši na názov skupiny napríklad Náborová (6) zobrazíte menu pre hromadné skrytie - zobrazenie aktivít (7)