Partners Office SKKALENDÁR MODUL KALENDÁRRezervácia miestností a zdrojov

Rezervácia miestností a zdrojov

Rezervácia zdrojov

Rezerváciu miestností/zdrojov nájdete v module Kalendár v ľavom stĺpčeku pod záložkou Rezervácia miestností/zdrojov.

Vytvorenie miestnosti/zdroja pre rezervácie

Vytvorenie zdroja je veľmi jednoduché. Kliknutím si otvoríte záložku Rezervácia miestností/zdrojov (1). Po rozbalení záložky kliknite na Vytvoriť novú miestnosť/zdroj (2). Otvorí sa Vám nové dialógové okno, kde novú miestnosť/zdroj definujete v záložke Základné informácie (3) zadaním požadovaných údajov (Mesto, Ulica a č. p. a Názov miestnosti/zdroja). Názov miestnosti/zdroja je veľmi dôležité, pretože pod týmto názvom sa Vám bude zdroj zobrazovať v zozname zdrojov.

Odporúčame teda dôkladne voliť meno, ktoré daný zdroj bude najviac špecifikovať, napríklad TOKOVO 7. poschodie - zelená jednačka, alebo Ruby House, kancelária Jan Novák. Rezerváciu zdrojov môžete využívať aj pre rezerváciu dataprojektorov alebo roll-upov. V tomto prípade napíšte do názvu zdroja napríklad Dataprojektor - _Silvia Klausová. Ak máte základné informácie o zdroji nastavené, kliknite na záložku Povolení užívatelia (4), kde je nutné definovať, ktorí užívatelia budú mať na túto miestnosť/zdroj možnosť robiť rezervácie.

V záložke Povolení užívatelia definujte, ktorí užívatelia majú právo robiť rezervácie na danú miestnosť/zdroj. Môžete zadávať jednotlivé osoby písaním Priezviska a mena do kolónky alebo použiť prednastavenú alebo Vami vytvorenú skupinu (alias).

Nastavenie potvrdíte kliknutím na ikonu Uložiť.

Žiadosť o prístup ku zdroju

Ak manažér vytvorí miestnosť/zdroj rezervácie a Vy doň nemáte prístup, môžete požiadať o prístup k miestnosti/zdroju rezervácií kliknutím na Žiadosť o prístup k miestnosti/zdroju (1). V novom dialógovom okne (2) vyberte Mesto a Ulicu, kde sa miestnosť/zdroj rezervácie nachádza a v kolónke Zdroj vyberte ponúkané miestnosti/zdroje. Svoju žiadosť potvrdíte kliknutím na Odoslať žiadosť (3).

Potvrdenie žiadosti o prístup k miestnosti/zdroju

Ak záložka Rezervácia miestností/zdrojov obsahuje novú žiadosť o prístup k zdroju, farebne sa zvýrazní.

Po otvorení záložky Rezervácia miestností/zdrojov, ktorá obsahuje novú žiadosť sa pri zdroji, ktorého sa nová žiadosť týka, zobrazí červený trojuholníček, ktorý informuje, že o prístup na tento zdroj niekto žiada. Kliknutím naň sa Vám zobrazí nové okno, v ktorom môžete žiadosť o prístup povoliť alebo zamietnuť.

V záložke Žiadosti o prístup (1) sa Vám zobrazia aktuálne žiadosti. Máte možnosť prístup k tomuto zdroju povoliť kliknutím na Povoliť prístup alebo zamietnuť kliknutím na Odmietnuť (2). Nastavenie potvrdíte kliknutím na Uložiť (3).

Po potvrdení žiadosti sa zdroj rezervácie zobrazí pri osobe, ktorá oň žiadala a síce v priečinku Rezervácia zdrojov. Potom sa s týmto zdrojom môže začať pracovať.

Vytvorenie rezervácie

Vytvorenie rezervácie

Rezerváciu vytvoríte veľmi jednoducho. Pri zadávaní aktivity do kalendára kliknite na ikonu rezervácií v okne podrobnosti udalostí.

Poté klikněte na na Pridať miestnosť/zdroj k udalosti.

Otevře se nové dialogové okno, kde se nachází časová osa. Zde se zobrazují rezervované a volné termíny v den, na který je událost nastavena (v případě vícedenní jde o první den konání). Vlevo je seznam zdrojů (1), ke kterým máte přístup. Nahoře se pak nachází nápověda (2).

  • Zelený (3) je termín Vaší aktivity, pokud je zdroj volný a můžete jej rovnou zarezervovat.
  • Červený (4) je termín Vaší aktivity, pokud je již na daný čas zdroj rezervovaný na jinou událost.
  • Tmavě šedý (5) je termín jiné aktivity, která má zarezervovaný zdroj na svůj termín.
  • Světle šedý (6) je termín jiné aktivity, která je ve frontě na rezervaci zdroje.
  • Žlutý (7) je termín Vaší aktivity, který jste vybrali pro rezervaci.

Kliknutím na zelené pole vyberete zdroj, u kterého se nachází, k rezervaci. Tím se změní na žluté. Na žluté se změní i pole červené, pokud jej vyberete, ale místo rezervace dojde k zařazení Vašeho termínu do pořadí ve frontě. Pokud by pak došlo ke zrušení původní rezervace, automaticky dojde k přesunutí rezervace na další aktivitu v pořadí fronty.

Po vybrání jednoho či více zdrojů klikněte na Uložit (8).

V tomto schématu také uvidíte, zda se termín, na který je některý zdroj již rezervovaný, s Vaším termínem překrývá jen částečně. Pak můžete rezervaci zdroje zrušit, posunout termín Vaší aktivity (je-li to možné), a poté provést rezervaci zdrojů, kdy jsou volné.

Potvrzená rezervace

Po potvrdení sa zobrazí pridaná miestnosť/zdroj k udalosti. Kliknutím na Uložiť nastavenie udalosti potvrdíte.

Miestnosti/zdroj je už obsadený

Miestnosti/zdroj je už obsadený

Ak je vybraná miestnosť/zdroj na daný termín už obsadená, zobrazí sa informácia, že ak tento zdroj k udalosti napriek tomu pridáte, budete zaradený do fronty. Ak sa miestnosť/zdroj uvoľní, bude automaticky vytvorená rezervácia.

Pořadí a editace

Po uložení žádosti o rezervaci se u zdroje zobrazí Vaše pozice ve frontě (1). Rezerváciu alebo rezerváciu vo fronte môžete kedykoľvek pri udalosti odobrať (2). Stejně tak můžete kdykoliv přidat do rezervace další zdroje (3).

Zobrazení v kalendáři

Pomocou ikon pri jednotlivých aktivitách máte dokonalý prehľad o tom, na ktoré aktivity máte vytvorené rezervácie na miestnosti/zdroje. Domček so zaškrtnutím (1) znamená, že rezervácia je potvrdená a je platná. Ak je pri aktivite Domček s krížikom (2), je rezervácia pre túto aktivitu zaradená do fronty. Ak sa miestnosť/zdroj uvoľní, automaticky sa stav zaktualizuje a zobrazí sa zelená ikonka so zaškrtnutím.

Tip:

Když hľadáte pre schôdzku nový termín, nemusíte prepínať medzi náhľadom na kalendár miestností/zdrojov a Vaším kalendárom, aby ste našli voľný termín u Vás aj v danej miestnosti/zdroji. Jestliže máte pri aktivite zadanú rezerváciu na Vami vybranú miestnosť/zdroj, tak stačí, keď si presuniete aktivitu ťahom myšou na Váš voľný termín v kalendári. Pokud rezervácia nemôže byť potvrdená, teda miestnosť alebo zdroj nie je na požadovaný termín voľná, tak k presunu aktivity na nový termín nedôjde a budete informovaní hláškou zo systému. Ak sa chcete zaradiť do fronty na rezerváciu pre daný termín a miestnosť, odoberte rezerváciu z aktivity, presuňte aktivitu na nový termín a potom vytvorte novú rezerváciu.

Kalendár miestnosti/zdroja

Kalendár miestnosti/zdroja

Zoznam Vám dostupných miestností/zdrojov pre rezervácie nájdete v záložke Rezervácia miestností/zdrojov (1). Tu si môžete kliknutím na názov zdroja otvoriť kalendár zdroja a pozrieť sa, kedy je voľný termín. Aktivity v kalendári zdroja nie je možné pridávať. Editovať na iný termín môžete len Vašu rezerváciu a to pretiahnutím na nový termín. Táto zmena termínu rezervácie aktivity na nový termín sa Vám prejaví aj vo Vašom kalendári.

Pri rezerváciách v kalendári miestnosti/zdroja sa zobrazujú ikonky zaškrtnutie (1), ktoré informuje, že rezervácia je potvrdená a platná. Ak je pri rezervácie číslo v červenom koliesku (2), toto informuje o poradí vo fronte čakajúce na uvoľnenie miestnosti/zdroja na daný termín. Keď sa miestnosť/zdroj na požadovaný termín uvoľní, automaticky sa stav rezervácie aktualizuje.

Správa miestnosti/zdroja

Správa miestnosti/zdroja

Štandardne sú miestnosti/zdroje radené podľa abecedy. Kliknutím na ikonku hviezdičky môžete zdroj pridať do obľúbených a bude sa Vám radiť medzi prvými. Ak je zdroj pridaný medzi obľúbené, je hviezdička zafarbená žlto (1). Modrá ikonka (3) slúži na správu miestnosti/zdroja. Kliknutím sa zobrazí nové okno pre správu zdroja. Čierna ikonka i (2) označuje, že prihlásený užívateľ nie je správcom zdroja. Kliknutím na ní se zobrazí podrobnosti o zdroji, ale není možné je upravit.

V prípade, že ste správca miestnosti/zdroja, môžete údaje o zdroji editovať v záložke Základné informácie (1). Správcovstvo zdroja môžete delegovať na asistentku alebo kolegu kliknutím na Správa miestnosti/zdroje (2), kde v dialógovom okne vyberiete nového správcu zdroja. Ak už zdroj nie je aktuálny, môže správca zdroja celý zdroj vrátane všetkých rezervácií vymazať kliknutím na Odstrániť miestnosť/zdroj (3).

V záložke Povolení užívatelia môžete editovať, kto má prístup na vytvorenie rezervácie na daný zdroj.