Jak nastavit zobrazení kalendáře?
Čas pro zobrazení a zadávání aktivit v modulu Kalendář můžete nastavit v Nastavení > Nastavení kalendáře.
Nastavení / změnu času Kalendáře tj. od kdy do kdy budete zadávat aktivity provedete v Nastavení (1) > Nastavení kalendáře (2).
Zvolte, zda si přejete zobrazit název aktivity (3).
Nastavte si časový rozsah zobrazení kalendáře (4).
Zapnout zrychlený výběr aktivit (5) – doporučujeme ponechat, rychlejší zadávní vám nabídne nejpve druh aktivity, popř. úkol a na základě toho se vytvoří okno pro zadání aktivity.
Délka časového intervalu kalendáře (6) – lze vybrat zobrazení po 15, 30 a 60 min.
Odkaz (7) – pokud potřebujete vyexportovat FreshFlow kalendář do jiného vašeho kalendáře (např. google, outlook atp.)
Pokud zadáte událost mimo nastavený čas Kalendáře, tak událost bude vytvořena, ale nezobrazí se.
Zadání nové události v modulu Kalendář
Přidání nové události (aktivity) do Kalendáře je snadné. Klikněte myší na den a čas, na který chcete novou událost naplánovat. Objeví se dialogové okno, ve kterém nejdříve vyplníte jaký druh aktivity chcete do kalendáře zadat (zobrazí se vám nabídka dle oboru, který máte nastavený).
1) Druh aktivity je předvyplněn z předchozího kroku, ale lze upravit i v tomto kroku, rozbalením šipky.
2) V menu Aktivita vyberete konkrétní aktivitu (telefonát, schůzka, atp.)
3) Zde je možné přiřadit k aktivitě nebo zadat nový kontakt, u kterého pak bude vedena tato aktivita v historii společně s ostatními. U určitých druhů aktivit se toto pole nevyskytuje.
4) Přidáním do pole Účastníci můžete přizvat kolegy k účasti na aktivitě.
5) Zaškrtnutím pole povolíte editaci pozvaným účastníkům aktivity, kteří tak budou moci upravovat detaily aktivity.
6) Zde můžete nastavit opakování dané aktivity.
7) Do pole Místo schůzky můžete zapsat poznámku o místě uskutečnění aktivity. Pokud zadáte platnou adresu, zobrazí se Vám po kliknutí na ikonku (8) také na mapě.
9) Pokud již aktivita proběhla, v této nabídce vyberete odpovídají výsledek.
Údaje s červenou hvězdičkou jsou povinné. Dokud nedojde k jejich vyplnění, aktivitu není možné aktivitu uložit.
Znáte-li název aktivity, pak při zadání nové události můžete rovnou psát název do pole Aktivita.
Dále je možné nastavit další hodnoty přes menu vpravo:
1) Poznámka – zde můžete doplňovat jakékoliv informace k aktivitě, které zároveň uvidí i všichni účastníci.
2) Účastníci potvrzení / odmítnutí – zobrazíte si seznam pozvaných na událost a jejich odpovědi
3) Dokumenty – lze přidat dokument k aktivitě či kontaktu.
4) Rezervace místností a zdrojů – zde můžete zažádat o rezervaci místnosti / zdroje (např. projektoru) pro Vaši aktivitu.
5) Poznámky u kontaktu – zobrazíte si historii aktivit/úkolů, které u kontaktu máte zaznamenané, a to vč. poznámek
6) Soukromá poznámka – tuto poznámku uvidíte pouze vy.vitě.
7) Operace s aktivitou – historie úprav dané aktivity, uvidíte kdo, kdy a jak aktivitu upravoval.
Jak pozvat ke sdílení kalendářů?
Díky FreshFlow můžete sdílet váš kalendář s Vašimi kolegy ve vedení, s nadřízenými manažery, řediteli, ale také s Vašimi kolegy z jiných vedení, což umožní efektivnější spolupráci napříč celou firmou.
Pokud budete chtít sdílet kalendář, můžete tak učinit zasláním Pozvánky ke sdílení danému kolegovi/kolegyni. Ten/ta ji může potvrdit, odmítnout nebo nastavit jednu ze tří možností typu sdílení. Pokud Váš kolega/kolegyně pozvánku nepotvrdí, neuvidíte Vy jeho/její kalendář, ale ani on/ona Váš. Sdílení kalendáře je podmíněno vzájemným sdílením ve třech možných variantách sdílení (náhledu na kalendář).
Nyní se podrobně podíváme, jak Pozvánky ke sdílení kalendáře vytvářet a zasílat.
Pozvánka ke sdílení kalendáře
Pro vytvoření Pozvánky ke sdílení klikněte na tlačítko Zaslat pozvánku ke sdílení (1), čímž otevřete nové dialogové okno.
Vytvoření pozvánky ke sdílení kalendáře
V dialogovém okně doplňte potřebné údaje pro specifikaci Uživatele, kterému bude zaslána Pozvánka ke sdílení. Vyberte jméno Uživatele (1), kterému Pozvánku zašlete. Velmi podstatný je výběr úrovně sdílení, kterým nastavíte to, jak uživatel, který od Vás obdrží Pozvánku ke sdílení, uvidí Váš kalendář.
Možné jsou čtyři úrovně sdílení kalendáře (3):
– Volno / Zaneprázdněn
– Náhled aktivit
– Podrobnosti aktivit
– Povolení zápisu
K Pozvánce můžete připojit i krátký text (1), kde například odůvodníte, proč Pozvánku ke sdílení danému Uživateli posíláte. Kliknutím na Odeslat (2) Pozvánku vybranému Uživateli odešlete.
Jak zaslat pozvánku na schůzku?
Zaslání pozvánky na schůzku
Pro zaslání pozvánky je potřeba doplnit jméno či jména do Účastníků. Jakmile začnete psát jméno spolupracovníka (1), systém vám nabídne seznam, ze kterého je možné jméno vybrat (2). Popřípadě v pravém rohu pole Účastníci klikněte na šipku, která aktivuje roletku s kolegy.
Po doplnění Aktivity (3), případně Poznámky, Místa (4) a dalších informací klikněte na Uložit (5). Pozvanému přijde pozvánka a objeví se v záložce Pozvánky na schůzky.
Oznámení pozvánky na schůzku
Došlá pozvánka na schůzku se zobrazí v záložce Pozvánky na schůzky (1). V případě, že tato záložka obsahuje novou pozvánku změní svou barvu (na tyrkysovou), aby upozornila na pozvánku čekající ke zpracování. Kliknutím záložku otevřete a zobrazí se detailní informace o pozvánce (2). Systém také automaticky zašle pozvánku na schůzku účastníkům včetně informací na jejich email (3).
Potvrzení / odmítnutí účasti na schůzce
Pozvánku je možné příjmout kliknutím na Potvrdit (1), popřípadě odmítnout (2). A pokud je událost v dostatečném časovém předstihu (více jak den), nabídne se i volba „Možná“ (3).
Pokud odmítnete účast, budete vyzváni k zadání důvodu odmítnutí (4).
Jakmile pozvánku potvrdíte/odmítnete, zadavateli pozvánky (tj. organizátorovi schůzky) přijde do Pozvánky na schůzky buď potvrzení o přijetí pozvánky (5) nebo odmítnutí s udaným důvodem (6).
Jak vytvořit místnosti a zdroje pro rezervaci?
V systému můžete při zadávání aktivity do kalendáře rezervovat i jednací místnost nebo například data projektor na školení. Dohodněte se se svým týmem a používejte pro rezervaci Vašich společných zdrojů (místností, projektorů, aut) kalendář FreshFlow!
Rezervace zdrojů
Rezervaci místností/zdrojů naleznete v modulu Kalendář v levém sloupečku pod záložkou Rezervace.
Vytvoření místnosti / zdroje pro rezervace
Vytvoření zdroje je velice snadné. Kliknutím si otevřete záložku Rezervace (1). Po rozbalení záložky klikněte na Nová místnost (2). Otevře se Vám nové dialogové okno, kde novou místnost/zdroj definujete v záložce Základní informace (3) zadáním požadovaných údajů (Město, Ulice a č.p. a Název místnosti/zdroje). Název místnosti/zdroje je velmi důležitý, neboť pod tímto názvem se Vám bude zdroj zobrazovat v seznamu zdrojů. Doporučujeme tedy pečlivě volit jméno, které daný zdroj bude nejvíce specifikovat, například TOKOVO 7. patro – zelená jednačka, nebo Ruby House, kancelář Jan Novák.
Rezervace zdrojů můžete využívat i pro rezervaci dataprojektorů nebo roll-upů. V tomto případě napište do názvu zdroje například Dataprojektor – Michal Rychlý.
Pokud máte základní informace o Zdroji nastaveny, klikněte na záložku Povolení uživatelé (4), kde je nutné definovat, kteří uživatelé budou mít na tuto místnost/zdroj možnost dělat rezervace.
V záložce Povolení uživatelé definujte, kteří uživatelé mají právo dělat rezervace na danou místnost/zdroj. Můžete zadávat jednotlivé osoby psaním Příjmení a jména do kolonky nebo použít přednastavenou nebo Vámi vytvořenou skupinu (alias).
Nastavení potvrdíte kliknutím na ikonu Uložit.
Jak provést rezervaci místnosti nebo zdroje?
Vytvoření rezervace
Rezervaci vytvoříte velmi snadno. Při zadávání aktivity do kalendáře klikněte vpravo na Rezervace místností a zdrojů (1) a následně Přidat k události (2).
V novém dialogovém okně se Vám zobrazí kolonka pro vyhledání vhodné místnosti/zdroje pro Vaši událost.
V dialogovém okně rezervací uvidíte místnosti s volným termínem v čase události (zeleně označené) (3). Klikněte na zeleny obdélník ve vámi požadované místnosti / zdroji > zbarví se žlutě (4) > pokračujte na „Uložit“ (5).
Po potvrzení se zobrazí přidaná místnost/zdroj k události. Kliknutím na Uložit (6) rezervaci potvrdíte. K jedné události je možné přidat více místností/zdrojů.
Místnost / zdroj je již obsazen
Pokud je vybraná místnost/zdroj na daný termín již obsazen, uvidíte červené okno v daném čase. Pokud přesto rezervaci přidáte, zobrazí se informace, že budete zařazen do fronty. Pokud se místnost/zdroj uvolní, bude automaticky vytvořena rezervace.
Rezervaci nebo rezervaci ve frontě můžete kdykoli u události odebrat.
Pomocí ikon u jednotlivých aktivit máte dokonalý přehled o tom, na které aktivity máte vytvořené rezervace na místnosti/zdroje. Černá židle (1) znamená, že rezervace je potvrzena a je platná. Pokud je u aktivity židle prošedivělá (2) je rezervace pro tuto aktivitu zařazena do fronty. Pokud se místnost/zdroj uvolní, automaticky se stav zaktualizuje a zobrazí se černá ikonka.
Tip: Pokud hledáte pro schůzku nový termín, nemusíte přepínat mezi náhledem na kalendář místností/zdrojů a Vaším kalendářem, abyste našli volný termín u Vás i v dané místnosti/zdroji. Pokud máte u aktivity zadanou rezervaci na Vámi vybranou místnost/zdroj, tak stačí, když si přesunete aktivitu tahem myší na Váš volný termín v kalendáři a ikonka o stavu rezervace Vás bude okamžitě informovat, zda je Vámi zvolená místnost/zdroj na daný termín volný (zobrazí se černá ikonka). Pokud rezervace nemůže být potvrzena, tedy místnost nebo zdroj není na požadovaný termín volný, tak k přesunu aktivity na nový termín nedojde a budete informování hláškou ze systému. Pokud se chcete zařadit do fronty na rezervaci pro daný termín a místnost, odeberte rezervaci z aktivity, přesuňte aktivitu na nový termín a poté vytvořte novou rezervaci.