Jak vložit nové kontakty
V modulu Kontakty lze přidat rychle více kontaktů najednou pomocí zjednodušené tabulky.
Pro rychlé zadávání nových kontaktů klikněte na ikonku Nový kontakt (1). Zobrazí se Vám tabulka pro vyplnění základních údajů ->
Tlačítko plus (1) slouží k přidání řádků do tabulky.
Pro uložení vyplněných kontaktů, zvolte ikonku uložení (2). Po uložení se tabulka zavře.
Pokud si přejete tabulku s vkládanými kontakty zavřít, klikněte na křížek (3) -> tabulka se zavře, kontakty se do databáze neuloží, ale zůstanou Vám v této tabulce k dispozici. Pokud tedy znovu otevřete „Přidat kontakty“, je možno editovat zatím neuložené kontakty.
Jaké sloupce zde chcete zobrazit si lze opět upravit kliknutím na poslední sloupec Akce (4) -> Sloupce -> vyberete požadované.
V případě, že se z FreshFlow odhlásíte a znovu přihlásíte nebo použijete refresh (ctrl+shift+R), neuložené kontakty Vám v tabulce již nezůstanou.
Přidání kontaktu jednotlivě
V případě, že si přejete přidat jeden nový kontakt zvlášť a vyplnit více údajů, zvolte ikonku pro Přidat kontakt v detailu (5)
Otevře se Vám detail kontaktu (7), který vyplníte a uložíte (8).
Po uložení můžete ihned zadávat aktivity (9), které se Vám automaticky propíší i do Kalendáře.
Jak importovat kontakty do FreshFlow?
Kontakty do systému můžete zadávat jednotlivě nebo je můžete kdykoliv hromadně importovat za pomoci excelovské tabulky (případně LibreOffice).
Krok 1 – funkce Import
Po přihlášení do systému otevřete modul Kontakty a kliknete na tlačítko dalších akcí (1) a vyberete Importovat ze souboru (2). Poté se Vám otevře nové okno pro vybrání souboru z vašeho PC. Vyberte xlsx či csv soubor s kontakty.
Krok č. 2 – dialogové okno Import kontaktů
V tomto kroku přiřadíte sloupce ze své tabulky k těm, které jsou ve FreshFlow (1). Dále si můžete přiřadit ke kontaktům již existující štítek (2) nebo rovnou vytvořit zcela nový, kliknutím na ikonu pluska. Pod títmto štítkem pak importované kontakty snadno vyfiltrujete.
Pokud máte v databázi nějaké duplikace, nebudou tyto kontakty do FreshFlow importovány. Ale pokud si přejete importovat i s duplikacemi, lze si tuto možnost nastavit (3).
Potvrďte tlačítkem Importovat. Kontakty se vloží do FreshFlow a lze je poté v databázi vyhledat.
Krok č. 3 – kontrola naimportovaných kontaktů
Nyní si importované kontakty můžete zkontrolovat přímo v systému. Klikněte na modul Kontakty, kde se Vám zobrazí Vaše naimportované kontakty(1). Systém Vám také zobrazuje celkový počet Vašich kontaktů (2) a celkový počet stránek pro zobrazení kontaktů (3). Při větším počtu importovaných kontaktů může načtení a zobrazení kontaktů v databázi nějakou chvíli trvat. K
Jak vytvořit nový štítek?
Nový štítek vytvoříte buď kliknutím na + Nový štítek (1) nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na tři tečky (2) > + Nový štítek (3).
Otevře se nové okno, kde zadejte název štítku (4), umístění ve struktuře složek (5), můžete zaškrtnou „Oblíbený štítek“ (6) – tak se Vám zobrazí štítek přímo na hlavní liště v kontaktech. Dále vyberte barvu (7), kterou si přejete. Můžete zadat i Poznámku ke štítku (8). Kliknutím na Uložit (9) dojde k uložení nového štítku a zobrazí se Vám ve vybrané složce.
Jak označit kontakty štítky?
a) Hromadné označení kontaktů štítky
Pokud si přejete označit štítkem více kontaktů najednou, můžete použít funkci „Hromadné štítkování“. Nejprve si vyberte kontakty, které si přejete označit štítkem. Pro výběr můžete použít například filtrování kontaktů podle potřebných parametrů, nebo ruční označení kontaktů (1). Poté klikněte na horní ovládací liště na „Přidat“ štítek (2). Tímto se Vám otevře dialogové okno pro hromadné označení (3). Pomocí šipky či vyhledávání tak vyberete štítek, kterým si přejete kontakty označit.
b) Jednotlivé označení kontaktu štítkem
Označení jednotlivého kontaktu štítkem provedete v detailu každého kontaktu. Nejprve klikněte na vybraný kontakt, v levé části uvidíte kolonku Štítky (1). Rozkliknutím roletky (2) u štítku se Vám zobrazí nabídka štítků (3). Kliknutím na vybraný štítek jej vyberete k označení daného kontaktu, přičemž platí, že jeden kontakt může mít i několik štítků najednou. Odebrat štítek můžete kliknutím na křížek u daného štítku (4).
Zcela nový štítek vytvoříte kliknutím na ikonku „+“ (5). Takto vytvořený štítek se pak rovnou uloží ke kontaktu.
Doporučujeme v případě, že je to možné, označovat kontakt štítkem rovnou při zadávání kontaktu do databáze.
Při kliknutím na ikonu štítku se ikona vybarví. To značí, že jste přidali štítek do „oblíbených“. Odebrat ho můžete opětovným kliknutím na ikonu (štítek se odvybarví). Oblíbené štítky pak využijete hlavně v modulu Kontakty.
Kontakt označený štítkem
V detailu každého kontaktu můžete vidět, kterými štítky je kontakt označen (1). Stejně tak ve sloupci Štítky v seznamu kontaktů (2). U oblíbených štítků (3), které se zobrazují na horní liště zároveň i vidíte, kolik obsahují kontaktů.
Jak získat náhled na kontakty spolupracovníka?
Pokud si přejete zobrazit kontakty Vašeho spolupracovníka, můžete jednoduše přepnout na jeho pohled (pokud k tomu máte oprávnění).
Vpravo na horní liště klikněte na ikonu spolupracovníků (1) -> zobrazí se tabulka se jmény Vašich spolupracovníků ->
Vyberte spolupracovníka, jehož kontakty si chcete zobrazit. Poslední zobrazené se Vám ukazují ikonkami nahoře (1). Pro zobrazení dalších klikněte na šipku (2) a zobrazí se Vám kompletní seznam.
Pro ukončení zobrazení kontaktů spolupracovníka klikněte opět na ikonku spolupracovníkův pravo nahoře a vyberte své jméno (zůstává vždy jako první mezi posledními zobrazenými.
Ve FreshFlow v modulu Kontakty nebo Kalendář můžete vložit dokument (soubor) například ve formátu doc, xls, pdf, jpg, png a jiné. Vložené dokumenty můžete stahovat na Váš počítač nebo mazat.
Maximální velikost jednoho přikládaného souboru je 10 MB. Můžete vložit libovolný počet dokumentů.
Vložení dokumentu v modulu Kontakty
V modulu Kontakty si otevřete detail kontaktu (1) a na kartě Dokumenty (2) vložíte dokument (soubor) kliknutím na „Vložit dokument“ (3).
Kliknutím na Vložit dokument se zobrazí dialogové okno „Dokument“, vyberte soubor, který si přejete vložit a zobrazí se název souboru například Podklady.pdf. Pro vložení klikněte na Uložit. O uložení jste informováni hláškou, klikněte na OK.
Při sdílení/půjčení kontaktu dojde i ke sdílení/půjčení dokumentů.
Při převodu kontaktu dojde i k převodu dokumentů.
Při vymazání kontaktu dojde i k (nevratnému) vymazání dokumentů.
Vložení dokumentu v modulu Kalendář
Dokument ke klientovi nebo aktivitě, můžete vložit přímo v detailu aktivity, a to kliknutím na záložku Dokumenty > Vložit dokument.
Po kliknutí se Vám zobrazní dialogové okno pro uložení dokumentu. Případně můžete ještě změnit, zda si přejete uložit dokument k aktivitě či kontaktu.
Stažení dokumentu do počítače
Vložený dokument se zobrazí na kartě Dokumenty u kontaktu v modulu Kontakty nebo v modulu Kalendář u aktivity. Kliknutím na ikonu šipky provedete stažení dokumentu do počítače.
Vymazání dokumentu
U kontaktu v modulu Kontakty nebo u aktivity v modulu Kalendář na kartě Dokumenty kliknutím na ikonu „X“ můžete dokument smazat.
Po kliknutí na ikonu „X“ budete vyzváni k potvrzení smazání dokumentu. Kliknutím na Ano dojde k (nevratnému) smazání. Kliknutím na Ne k vymazání dokumentu nedojde.
Jak exportovat kontakty z FreshFlow?
Funkci Export kontaktů můžete využít v případě, že si chcete své kontakty zazálohovat nebo hromadně upravit v Excelu a poté úpravy naimportovat zpět do systému.
Krok 1 – funkce Export
Máte na výběr ze dvou možností. Buď si z Vaší databáze zakliknutím kontaktů manuálně vyberete ty, které chcete zazálohovat (1) nebo si prostřednictvím tlačítka pro označení všech kontaktů (2) vyberete kontakty všechny. Jakmile máte všechny kontakty určené k exportu vybrané, klikněte na Export Kontaktů (3).
Funkce Export Kontaktů vyexportuje kontakty, které jsou Vaše tzn. nevyexportuje kontakty Vám nasdílené.
Krok 2 – vyberte zdroj pro export
Vyberte kontakty, které si přejete vyexportovat > rozklikněte šipkou možnosti a zvolte buďto vybrané (vámi zaškrtnuté) kontakty v databázi nebo kontakty pod určitým štítkem.
Zvolte, zda chcete export kontaktů vč. poznámek a potvrďte tlačítkem „Exportovat“. Stáhne se vám do počítače xlsx soubor „kontakty“.